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Cité des humanités et des sciences sociales

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Assistant.e du secrétariat général

C’est dans un contexte de forte évolution et afin de faire face aux nouveaux défis qui l’attendent (comme le passage aux responsabilités et compétences élargies (RCE) que la Direction administrative et financière s’étoffe et recherche un.e assistant.e sous l’autorité du secrétaire général.

Missions

L’assistant.e du Secrétariat Général aura pour responsabilités de faciliter le travail de la Direction, de participer à la bonne organisation du travail du secrétariat général en prenant notamment en charge :

 

La préparation et l’organisation des instances et des réunions institutionnelles en lien avec l’assistante de Direction telles que :

  •  Le conseil d’administration : Mise à jour de l’annuaire des administrateurs et des listes de diffusion, suivi du calendrier de publication, affichage, transmission et constatation du caractère exécutoire des actes préparés par le secrétaire général ; suivi et rédaction de la publication des comptes-rendus des séances rédigés par le secrétaire général.
  • Le bureau : archivage des dossiers et des comptes-rendus, suivi des décisions.
  • Le conseil scientifique : secrétariat de celui-ci et plus particulièrement, toutes tâches administratives utiles à son fonctionnement ; mise à jour de l’annuaire des membres, élaboration du calendrier des séances, envoi des convocations, présence aux séances, rédaction/diffusion de comptes-rendus, formalisation des avis, suivi des appels à projets.
  • Le comité des achats : suivi des dossiers.
  • La commission des finances : convocations, suivi des dossiers.

 

Secrétariat de la Direction administrative et financière :

  • Réception et orientation des appels téléphoniques, des e-mails, rédaction et mise en forme de documents, gestion du courrier entrant et sortant, tenue de l’agenda du secrétaire général, classement, organisation de réunions avec la logistique associée
  • Collaboration avec l’assistante de Direction afin de permettre une suppléance mutuelle lors des congés ou en cas d’absence, notamment pour la gestion des moyens généraux de l’établissement : fournitures, clés, badges, cartes de restauration collective (en lien avec la Direction des ressources humaines)
  • Animation et facilitation de la collaboration entre les acteurs internes et externes afin de susciter l’intelligence collective
  • Gestion et suivi du plan d’archivage (archives administratives)


Les missions sont susceptibles d’évoluer après l’ouverture du campus d’Aubervilliers, de la bibliothèque, puis du campus de la Porte de la Chapelle.

Compétences et qualités attendues

Il/Elle devra démontrer des qualités de rigueur, d'organisation, des capacités rédactionnelles dans le respect des délais et des procédures à travers des précédentes expériences réussies. Il/Elle devra démontrer sa capacité à gérer les urgences et faire preuve de réactivité, de discrétion, d’efficacité, d’autonomie, de capacité d’initiative et de diplomatie.

Il/elle démontrera un souci constant d’efficacité et de résultat, avec le sens du travail en équipe et de l’intérêt général.

Est également attendue :
Une maîtrise des outils informatiques et en particulier du Pack Office

Lieu

Établissement public Campus Condorcet, 20 avenue George Sand, 93210 Saint-Denis La Plaine.


Accès : RER B La Plaine Stade de France ou Métro ligne 12, station Front populaire.

Position statutaire

Cotation SAENES. Catégorie B – Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels – Temps plein
La rémunération de l’agent sera fixée en fonction de l’expérience.

Délai de candidature

Poste à pourvoir immédiatement
Les candidatures doivent parvenir selon les conditions décrites ci-dessous avant le vendredi 22 février 2019 à 12h00 (midi).

Candidature

Pour tout renseignement s’adresser à la direction des ressources humaines (nathalie.mayet(chez)campus-condorcet.fr; sylvie.biscarrat(chez)campus-condorcet.fr)

Lettre de motivation et curriculum vitae doivent être transmis au Campus Condorcet à recrutement(chez)campus-condorcet.fr (dans l’objet du courriel, merci d’indiquer : « Assistant.e du Secrétariat Général »).

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