Assistant.e de direction pour les projets immobiliers, l’exploitation et les services

Le Campus Condorcet est un nouveau campus de recherche et de formation à la recherche en sciences humaines et sociales, porté par l’établissement public Campus Condorcet. Le projet réunit onze établissements et organismes d’enseignement supérieur et de recherche. Ouvert depuis la rentrée 2019 sur le territoire d’Aubervilliers, le Campus Condorcet accueille plus de 80 équipes de recherche et près de 5000 personnes, dont de très nombreux étudiants. Il dispose d'une structure complète de services, au premier rang desquels un centre de colloques et une grande bibliothèque de recherche.

L’assistant.e de direction pour les projets immobiliers, l’exploitation et les services assiste la direction des projets immobiliers et la direction de l’exploitation et des services dans leur travail quotidien. Il/Elle peut être sollicité.e pour toutes tâches concourant au bon fonctionnement de ces deux directions, en particulier au bon déroulement des projets immobiliers en cours et à l’exploitation des bâtiments déjà livrés, en lien avec les usagers.

L’assistance porte notamment, et pour chacune des deux directions, sur les missions suivantes :

• participation à l’organisation de la direction, et notamment à la gestion des réunions et des rendez-vous (programmation, gestion de agendas du directeur ou de la directrice, éventuellement préparation et rédaction de compte-rendu de réunion) ;
• gestion des aspects logistiques, notamment réservation de salles, mise en place de visio-conférences, commande de matériels et de fournitures ;
• suivi et gestion des courriers « départ » et « arrivée » (notamment mise en parapheurs, suivi de la circulation des parapheurs, numérisation, envoi, tenue de chronos, tenue de tableaux de bord si nécessaire) ;
• édition, envoi et suivi des ordres de services, des bons de commande et des services faits, en lien avec les équipes, leurs opérations ou leurs missions ;
• classement et archivage papier et numérique de tous documents en lien avec les projets et les missions de la direction (courriers, marchés, factures, bons de commandes, OS notamment) ;
• assistance administrative lors des phases de consultation dans le cadre de la commande publique, ou pour l’organisation des jurys de concours par exemple ;
• échanges avec les prestataires et entreprises (mail / téléphone).

Avantages :

• Télétravail ponctuel
• Régimes de temps de travail et de congés flexibles et avantageux
• Frais de transport et forfaits mobilité durable
• Restauration collective multiple