Le Campus Condorcet est un nouveau campus de recherche et de formation à la recherche en sciences humaines et sociales, porté par l’établissement public Campus Condorcet. Le projet réunit onze établissements et organismes d’enseignement supérieur et de recherche. Ouvert depuis la rentrée 2019 sur le territoire d’Aubervilliers, le Campus Condorcet accueille plus de 80 équipes de recherche et près de 5000 personnes, dont de très nombreux étudiants. Il dispose d'une structure complète de services, au premier rang desquels un centre de colloques et une grande bibliothèque de recherche.
Un second site situé Porte de La Chapelle est en cours de construction, et sera livré en 2025. Dans ce contexte de poursuite du développement de l’EPCC et dans le cadre d’un remplacement, la Présidence et la Direction générale recrute un.e assistant.e de direction
Missions
L’assistant.e de direction assurera les missions suivantes en toute discrétion et confidentialité :
l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des visiteurs ;
le secrétariat de la Présidence et du Directeur Général dont:
la gestion du courrier de la Présidence et du Directeur Général : Enregistrer, trier, réceptionner et envoyer le courrier ;
le classement des documents et leur archivage ;
les agendas du Président en collaboration et du Directeur Général ainsi que la prise et le suivi de leurs rendez-vous ;
la préparation et le suivi des réunions et la gestion des aspects logistiques (locaux, matériels et fournitures…) ;
la saisie, la mise en forme de documents ;
Plus généralement il.elle assure l’interface entre l’équipe présidentielle, l’ensemble des services et les partenaires.
Ces activités impliquent l’accès et la gestion de documents confidentiels (courriers réservés notamment).
Autres activités :
Relais et partenariat avec l’assistante de direction des Affaires Générales pour la gestion des badges (cantine, entrées, clefs) et pour l’organisation des instances (CA, bureaux…) notamment en période de congés.
Logistique : La mise en place des buffets pour les instance (CA, CS..), les réservations auprès des hôtels, une assistance pour les réservations des salles pour certains membres de l’équipe et plus particulièrement pour la salle du Conseil d’administration;
L’alimentation de tableaux de bord ;
Sur l’outil de gestion financière SIFAC : devis, saisie de bons de commande et constatation de services faits, état des dépenses.
Assistanat ponctuel aux directions de la communication (organisation d’événements), de l’architecture/urbanisme (réceptions des candidatures, envoi de convocations, mise en forme et envoi de lettres…), dans la préparation des conseils scientifiques, dans la gestion d’événements et de parapheurs.
Compétences
Connaissances
Organisation, enjeux et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
Compétences opérationnelles
Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Maitrise des outils bureautiques
Connaissance appréciée du logiciel SIFAC
Compétences relationnelles
Discrétion absolue
Capacité à évaluer et hiérarchiser des besoins
Capacité à travailler en équipe
Savoir rendre compte
Sens de l’initiative, de l’organisation et autonomie
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