Publié le 6 août 2019 – Mis à jour le 20 mai 2022

Si la majorité des collections du Grand équipement documentaire seront en accès libre (80%), certains documents estimés remarquables en raison de leur rareté seront orientés vers la Réserve : afin d’en assurer la durabilité, ils y bénéficieront d’attentions particulières concernant leurs modalités de conservation et de consultation. Ces documents seront consultables dans une salle dite « de consultation encadrée ».

Test de marquage Réserve pour le Grand équipement documentaire réalisé à l'EPHE.

La Réserve du Grand équipement documentaire accueillera des imprimés (ouvrages, périodiques, cartes, brochures, tirés à part, etc.) édités en France ou à l’étranger, mais aussi des ouvrages provenant de bibliothèques personnelles de chercheurs de renom, des fonds photographiques, des enregistrements sonores ou des films émanant de missions de recherche datant du début du XXe siècle jusqu’à nos jours.

Alors qu’en général, les critères « ancien, rare ou précieux » s’appliquent, le Campus, avec les bibliothèques et centres de documentation appelés à rejoindre le GED, n’a retenu qu’un critère pour la constitution de la Réserve, la rareté. L’acception « rare » est entendue dans le sens où il existe peu d’exemplaires du document au niveau national, européen ou international, voire que celui-ci est unique. Mais ce critère peut aussi être utilisé pour désigner un document qui, n’étant pas « unique » aujourd’hui, pourra le devenir demain, par exemple en raison de la fragilité de son support.

Trois magasins adaptés

Ces documents seront conservés dans trois lieux de stockage, ou magasins, situés au sous-sol du bâtiment du GED. Ces derniers sont conçus de façon à assurer un environnement interne adapté et stable, respectueux des normes professionnelles. Les documents seront ainsi conservés en privilégiant l’inertie climatique afin de limiter des variations thermo-hygrométriques trop importantes.

L’implantation dans les magasins se fera en fonction des formats et des types de supports :
• Le magasin 1 accueillera les documents fragiles, de petit format sur supports spécifiques : les plaques de verre, les films, les microformes, les négatifs, les diapositives et les photographies. Ceux-ci seront placés sur des rayonnages fixes plutôt que mobiles. Les rayonnages fixes assureront, en effet, une meilleure stabilité pour ce type de documents.
• Le magasin 2 accueillera les grands formats : cartes, plans et rouleaux. Il sera aménagé avec des meubles à plans, portes-rouleaux, voire des rayonnages fixes pour les grands folios imprimés (rangement à plat).
• Le magasin 3 (collections rares imprimées) accueillera les imprimés aux formats les plus courants (in-16, in-12, in-8, in-4 et folio). Une partie des rayonnages sera mobile.

Par ailleurs, sept autres magasins dans le sous-sol sont destinés à la conservation des archives scientifiques.

La consultation des documents de la Réserve se fera dans une salle de consultation encadrée, selon des modalités adaptées aux types de documents. Cet espace situé au 3ème étage du bâtiment offrira 60 places de travail, équipées de tables de grand format, dans des conditions favorables à la recherche tout en préservant l’intégrité des documents (photographies sans flash, vestiaire, accompagnement des usagers …).