Le « SID chantier » : un nouvel outil à destination des professionnels du GED

Le Grand équipement documentaire (GED) offrira à partir de 2019 une documentation d’une grande richesse, puisqu’il rassemblera près d’un million d’ouvrages imprimés venant de 50 bibliothèques et centres de documentation. Pour préparer la mutualisation et l’organisation de ces ouvrages, le Campus Condorcet a mis en œuvre, conjointement avec le prestataire BibLibre et l’ensemble des membres du projet, un outil, le SID chantier. Il réunira les données de description des collections documentaires du GED (les archives scientifiques n’étant pas décrites dans cet outil provisoire).

Ce sera la première fois que les membres du GED pourront interroger dans le même outil l’ensemble de leurs collections, actuellement signalées dans des outils et logiciels distincts. La première version du SID chantier concerne déjà 42 unités documentaires sur 50, et compte quelques 911 791 titres de documents, pour 975 690 exemplaires.

De nombreux chantiers préparatoires sont nécessaires pour organiser le transfert et l’implantation de ces collections au sein de la nouvelle bibliothèque, parmi lesquels :

- Répartition entre les documents présents en un exemplaire unique au sein des collections, qui seront transférés au GED, et les ouvrages en doublons qui seront déposés au Centre technique du Livre de l’enseignement supérieur (CTLES). En effet, afin de garantir la variété et la richesse des collections, un seul exemplaire de chaque ouvrage sera disponible sur place. Pour les ouvrages en multiples exemplaires, un doublon sera stocké au CTLES, et des navettes journalières permettront de le commander si besoin.
- Au sein du GED, localisation des documents en libre-accès pour la majeure partie des collections imprimés (environ 80%) ou dans les magasins pour les ouvrages rares. Le choix a été fait de proposer une majorité des collections en accès direct, afin de valoriser l’offre documentaire. Seuls les ouvrages très rares (uniques au niveau français ou européen) ainsi que les archives seront conservés en magasin, et consultables sur demande.
- Implantation des collections en libre-accès dans un nouveau cadre de classement, adapté à une collection pluridisciplinaire d’un million de documents.
- Préparation d’une nouvelle cotation des collections, en accord avec leur implantation en libre-accès.
- Préparation physique des documents : éventuel équipement et dépoussiérage, pose des nouvelles cotes, de puces RFID - qui permettent le prêt et le retour automatisé des documents -, etc.
- Organisation du déménagement : constitution de lots de transfert les plus rationnels possibles, qui prennent en compte tant le point de départ des documents que la destination finale qui leur aura été attribuée.

Le SID chantier, en réunissant les données sur les collections imprimées, permet d’avoir une connaissance fine de ces collections et sera de ce fait un outil d’aide à la prise de décision pour l’organisation de tous ces chantiers. Il sera également, grâce à des traitements automatisés, un outil de réalisation des différentes opérations, que la volumétrie des collections interdit de réaliser manuellement.

A partir de septembre 2016, l'ensemble des personnels des unités documentaires destinés à rejoindre la bibliothèque du Campus Condorcet auront accès à ce nouvel outil. Le Campus Condorcet organise à leur destination 7 séances de formation au cours de ce même mois. Le SID chantier est en effet un outil collectif qui permettra de faciliter le travail commun sur l’ensemble des chantiers documentaires.